jul 28, 2017

Office 365 is (geen) IT feestje

De business case om over te stappen naar Office 365 uit de Cloud is snel gemaakt; Zo heeft u geen eigen Exchange servers meer nodig, dus ook geen lastige upgrades, backups en sizing. Het aanmelden van nieuwe gebruikers is eenvoudig en op en afschalen kan per maand. Dat scheelt aanzienlijk in de kosten en maakt de vaak hogere kosten van uw licenties meer dan goed. Daarnaast krijgt u er binnen deze licentie een hele berg ‘gratis’ nieuwe functionaliteit bij. Meer voor minder, wie wil dat nu niet? Groot feest zou u zeggen. Finance en ICT lopen nog net niet in polonaise door de gang…

Voor de rest van uw organisatie is het echter niet zomaar feest. Natuurlijk biedt Office 365 fantastische nieuwe mogelijkheden om online samen te werken en allerlei handige nieuwe functies waarvan u niet eens wist dat u ze nodig had. De keerzijde is echter dat de gemiddelde medewerker door de bomen het bos niet meer ziet.

Daarnaast heeft Microsoft de keuze gemaakt haar Office 365 platform op te bouwen rond sharepoint en de oude vertrouwde fileserver de nek om te draaien. Weg is die vertrouwde share met persoonlijke mappen, net als die afdelingsschijf waarin u gewend was bestanden met uw collega’s te delen. In plaats daarvan krijgt u one-drive voor uw persoonlijke bestanden, sharepoint voor groepsdata en gaat u samenwerken in groups en teams. Lijkt eenvoudig? Dat is het helaas niet; Deze nieuwe manier van werken vraagt de nodige aanpassing in afspraken en werkwijzen. Nog los van het feit dat veel applicaties nog niet geschikt zijn hier goed mee om te gaan.

Het goed begeleiden van deze verandering is de sleutel tot succes. In de praktijk wordt helaas vaak gekozen voor technische oplossingen om de ‘oude’ manier van werken in stand te houden middels maatwerk sharepoint sites of producten die de oude vertrouwde mappenstructuur nabootsten. Ons advies: niet doen! Met een goede training en begeleiding van de ‘user adoption’ kunt u de stap naar deze nieuwe manier van werken goed zetten. Daarbij zijn er praktische hulpmiddelen beschikbaar die het gebruik en acceptatie sterk vereenvoudigen, zonder terug te grijpen op de oude fileshare gedachte.

De grootste uitdaging bij de implementatie van Office 365 zit dus niet in techniek, maar in de business. Zorgvuldige training en begeleiding is noodzakelijk om deze transformatie succesvol uit te kunnen voeren. Als u daaraan de juiste aandacht besteed is het niet alleen een feest voor Finance en IT, maar ook voor de rest van uw organisatie. En zeg nu zelf; wat is er mooier dan samen feest vieren?